Politique de protection des renseignements personnels et politique de confidentialité 2024-09

Beauvais Truchon s.e.n.c.r.l.

Mise à jour :  2025-02-26

1. Objet

Beauvais Truchon Avocats (« BTA ») tient à protéger les renseignements personnels recueillis, utilisés et communiqués pour la fourniture de services juridiques et de ses activités, conformément aux exigences de la réglementation applicable, dont la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, et à leurs obligations professionnelles.

En tant qu’avocats en exercice, nous sommes tenus, selon nos obligations professionnelles et déontologiques, de préserver la nature privilégiée et confidentielle des renseignements que nous recevons lorsque nous traitons avec nos clients.

La présente Politique a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. Nous avons intégré dans une seule politique notre politique de gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels et notre politique de confidentialité qui régit l’utilisation de notre site Internet.

Afin de vous offrir des services de qualité, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels vous concernant. Nous nous assurons que nos employés gèrent ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires, et ce, en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur.

En nous fournissant des renseignements personnels, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique, et vous autorisez BTA, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci‑dessous.

2. Renseignements personnels

Un renseignement personnel désigne tout renseignement ou information qui concerne une personne physique et permet de l’identifier ou qui, individuellement ou en combinaison avec d’autres informations ou renseignement, permet de l’identifier.

Toutefois, les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées professionnelles, dont votre nom, votre titre ou votre poste ou encore votre numéro de téléphone ou de télécopieur au travail.

3. Champ d’application

La Politique s’adresse à tout le personnel de BTA, y compris les étudiants, les stagiaires et le personnel temporaire.

Elle s’applique à tous les renseignements personnels détenus par BTA, incluant ceux dont la conservation est assurée par un tiers, quel que soit le support sur lequel ils sont conservés, et ce, de leur collecte à leur destruction.

Elle s’applique également à toute personne à qui BTA confie des renseignements personnels dans le cadre de l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service.

4. Principes directeurs

Dans l’exercice de ses activités, BTA recueille et traite des renseignements personnels. Il découle du cadre législatif applicable que BTA doit protéger les renseignements personnels qu’elle détient. Pour ce faire, BTA s’engage à prendre les mesures propres à assurer la protection de ces renseignements personnels. Ses pratiques reposent sur les principes suivants :

Responsabilité : BTA est responsable des renseignements qu’elle détient. Pour ce faire, BTA :

• Met en œuvre des politiques et des pratiques pour respecter ses obligations en matière de protection des renseignements personnels.
• Évalue les impacts sur la vie privée d’un projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels, incluant notamment tout projet ayant recours à l’utilisation de l’image, à une technologie de vidéosurveillance ou à un enregistrement, notamment pour des fins d’enquête.
• Sensibilise de manière régulière et offre à son personnel des formations relatives à la protection des renseignements personnels. Ces activités revêtent différentes formes, selon le contexte et l’objectif voulu, et sont appelées à évoluer dans le temps, et peuvent inclure notamment : formation d’accueil à l’embauche, présentations, capsules d’information, rencontres d’équipes, etc.
• Met en place une procédure pour traiter les plaintes liées à la gestion des renseignements personnels qu’elle détient.

Nécessité : BTA ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions ou à la mise en œuvre de programmes dont elle a la responsabilité. Le personnel de BTA n’accède qu’aux renseignements personnels auxquels il a besoin pour s’acquitter de ses fonctions.à

Consentement : Chaque fois que la loi l’exige, BTA s’assure d’obtenir le consentement valide de la personne concernée par les renseignements personnels, par exemple, pour les utiliser à une autre fin que celles de leur collecte ou pour les communiquer à des tiers. Un consentement valide est manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est demandé pour chacune de ces fins en des termes simples et clairs permettant ainsi à la personne concernée de comprendre la portée de ce qui lui est demandé. S’il s’agit de renseignements sensibles, le consentement doit être donné de manière expresse.

En tant qu’avocats en exercice, nous sommes tenus de respecter des obligations professionnelles et éthiques, et nous ne communiquons aucun renseignement personnel qui est protégé par le privilège du secret professionnel de l’avocat, sauf si, en droit, il est possible de renoncer à ce privilège ou que nous devons communiquer ces renseignements.

Confidentialité : BTA assure la confidentialité des renseignements personnels qu’elle détient. Elle prend les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction. Ces mesures tiennent compte de la sensibilité, de la finalité, de la quantité, de la répartition et du support des renseignements personnels. Il met en place les mesures nécessaires afin de limiter l’utilisation et la communication de ces renseignements.

Exactitude : BTA s’assure que les renseignements personnels qu’elle détient sont à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis.

Transparence : BTA fait preuve de transparence dans la gestion des renseignements personnels qu’elle détient. Lors de leur collecte, son personnel informe la personne concernée des buts poursuivis par cette collecte, de l’utilisation qui en sera faite et des autres éléments requis par la loi. En cas de collecte par un moyen technologique, ces informations sont incluses dans sa politique de confidentialité diffusée sur son site Web. BTA diffuse également sa politique de gouvernance relative à la protection des renseignements personnels.

5. Sécurité et gestion des incidents

La protection des renseignements personnels est assurée tout au long de leur cycle de vie. Les renseignements personnels détenus par BTA sont confidentiels, sauf dans la mesure prévue par la loi.

Toute contravention à la Politique, qu’elle soit perpétrée par un membre du personnel, un fournisseur, un partenaire, un invité, un consultant ou un organisme externe, est passible de sanctions prévues au contrat le liant à BTA ou en vertu des dispositions de la législation et de la règlementation applicable en la matière.

Si BTA a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’elle détient, son équipe prend les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent, ce qui peut inclure la sanction des individus en cause.

6. Collecte des renseignements personnels

Dans le cadre de nos interactions avec vous, que ce soit pour la fourniture de services juridiques et autres services connexes ou dans le cadre de nos activités, nous devons recueillir certains renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels que nous recueillons sont nécessaires afin de vous offrir les services demandés.

Fourniture de services juridiques

• Aux fins de l’ouverture, de la prise en charge et de la gestion des comptes clients, BTA recueille les renseignements nécessaires pour administrer les comptes, procéder à la facturation, recueillir et traiter les paiements, évaluer la cote de solvabilité et remplir ses obligations contractuelles.
• Aux fins de fournir des services juridiques, BTA recueille les renseignements nécessaires pour amorcer et entretenir une relation avec le client, lui fournir des services et des conseils professionnels, remplir ses obligations juridiques et éviter les conflits d’intérêts en droit.

Gestion des ressources humaines

• Aux fins du recrutement et de l’embauche du personnel, BTA recueille les renseignements nécessaires à l’évaluation des candidatures, ainsi qu’à la conclusion et l’exécution du contrat de travail du personnel à l’emploi de BTA.

Diffusion, marketing et amélioration du service

• Aux fins de faire la promotion de ses activités et d’améliorer ses services, BTA recueille les renseignements nécessaires à la diffusion de ses infolettres, invitations et autres publications destinées à sa clientèle, à l’évaluation du service à la clientèle, et à la gestion et mise à jour de ses systèmes de gestion documentaire.

7. Communication des renseignements personnels

BTA ne peut communiquer un renseignement personnel confidentiel à un tiers sans le consentement de la personne concernée. La loi prévoit certaines exceptions, notamment :

• En cas d’urgence ou en vue de prévenir un acte de violence;
• Permettre l’exercice d’un mandat ou l’exécution d’une entente de service avec un tiers;
• En cas d’incident de confidentialité, pour aviser une personne ou un organisme susceptible de diminuer le risque de préjudice sérieux.

Avant de communiquer un renseignement personnel confidentiel à un tiers, le personnel de BTA doit s’assurer de consulter la Direction générale ou le Responsable de la protection des renseignements personnels.

Dans le cadre de ses activités, BTA pourrait notamment communiquer des renseignements personnels aux fins de la fourniture de services juridiques, dans le cadre de ou en amont d’une procédure judiciaire, comme un litige ou une procédure d’arbitrage ou de médiation. Les tiers peuvent comprendre des parties adverses, des parties intéressées, des avocats et des conseillers étrangers ou adverses, des témoins, des tribunaux, des arbitres, d’autres décideurs et des experts.

En aucun temps, BTA ne vendra ni n’échangera vos renseignements personnels moyennant paiement.

Si BTA doit communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, son équipe réalise préalablement une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin d’évaluer l’impact de cette communication.

8. Utilisation des renseignements personnels

Le personnel de BTA n’utilise les renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Toute autre utilisation doit préalablement être autorisée par la Direction générale ou le Responsable de la protection des renseignements personnels. Ces derniers s’assurent que cette nouvelle utilisation est conforme à la loi.

9. Conservation des renseignements personnels

BTA conserve de façon sécuritaire et assure la confidentialité des renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions, tout au long de leur détention par BTA. Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé. Elles incluent :

• Des mesures physiques, par exemple des locaux verrouillés;
• Des mesures technologiques, par exemple des pares-feux;
• Des mesures organisationnelles, par exemple l’adoption d’une politique de sécurité de l’information.

Les renseignements personnels sont conservés seulement pour la durée nécessaire pour mener ses activités, considérant les périodes de conservation prévues au calendrier de conservation de BTA.

10. Destruction des renseignements personnels

Le personnel de BTA détruit de façon sécuritaire les renseignements personnels lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillis sont accomplies, suivant les délais prévus au calendrier de conservation et aux règles de gestion des documents de BTA.

Lorsque BTA procède à la destruction de documents contenant des renseignements personnels, il s’assure de prendre les mesures de protection nécessaires visant à assurer la confidentialité de ceux-ci. BTA détermine la méthode de destruction utilisée en fonction de la sensibilité des renseignements, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

11. Politique de confidentialité relative aux renseignements personnels par des moyens technologiques

Les règles décrites dans la présente section vous concernent si nous recueillons vos renseignements personnels par un moyen technologique dans le cadre de nos activités. Par exemple, cette politique s’applique à vous si :

• Vous communiquez avec nous par courriel ou via notre portail sécurisé;
• Vous vous abonnez à notre infolettre et à nos communications;
• Vous utilisez notre site Internet.

Communication par courriel ou via le portail sécurisé

Lorsque vous correspondez avec nous par courriel ou via notre portail sécurisé, nous recueillons votre adresse courriel et les renseignements personnels contenus dans vos courriels. Les types de renseignements et la raison de la collecte dépendent du contexte des échanges, mais concernent habituellement les fins énoncées à la section 6 de la présente politique.

Pour limiter la collecte des renseignements personnels, vous pouvez toujours choisir de ne pas nous fournir de renseignements personnels, mais nous pourrions être dans l’impossibilité de traiter votre dossier, votre demande ou de vous fournir nos services professionnels. En cas de question, vous pouvez communiquer avec nous afin de discuter de vos préoccupations.

Abonnement à l’infolettre et autres communications de marketing

Les personnes qui souhaitent recevoir notre infolettre concernant nos commentaires sur l’actualité juridique et sur nos activités peuvent s’abonner à notre système de diffusion. Nous pouvons également communiquer avec vous pour vous informer de nos activités et événements, et pour traiter votre inscription le cas échéant. Nous utilisons votre adresse courriel à ces fins seulement.

Il est toujours possible de se désabonner de cette liste de diffusion en communiquant avec nous à l’adresse desabonner@avbt.com.

Utilisation du site Internet

Lorsque vous utilisez notre site Internet, nous recueillons des renseignements personnels sur vous grâce à des témoins visant à faire le suivi de votre utilisation du site et à améliorer votre expérience de navigation.

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Toutefois, si vous décidez de refuser les témoins, certaines pages ou sections de notre site Web pourraient ne pas s’afficher correctement ou certaines fonctionnalités pourraient ne pas être disponibles.

12. Rôles et reponsabilités

Associé-e-s de BTA

• Appuient la Direction générale, le Responsable de la protection des renseignements personnels et le Comité sur la protection des renseignements personnels dans le rôle qui leur sont dévolus par la loi et la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels;
• Adopte la présente Politique, sur recommandation du Responsable de la protection des renseignements personnels et du Comité sur la protection des renseignements personnels

Direction générale

• Veille à assurer le respect et la mise en œuvre du cadre législatif applicable à BTA;
• Préside le Comité sur la protection des renseignements personnels et en détermine la composition;
• Facilite l’exercice des fonctions du Responsable de la protection des renseignements personnels;
• Soutient la mise en œuvre et la diffusion de la présente Politique et des directives et procédures en découlant.

Comité sur la protection des renseignements personnels

• Soutient le Responsable de la protection des renseignements personnels dans l’exercice de ses responsabilités et obligations en matière de protection des renseignements personnels;
• Évalue, surveille et recommande les mesures de gouvernance relatives à la protection des renseignements personnels applicables aux activités de BTA, incluant la révision périodique de la présente Politique;
• Évalue les activités de formation et de sensibilisation offertes au personnel de BTA afin de s’assurer qu’elles sont adéquates;
• Accompagne le Responsable de la protection des renseignements personnels lorsque la loi exige que BTA procède à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;

Responsable de la protection des renseignements personnels

• Assure le respect et la mise en œuvre des dispositions du cadre législatif applicable au sein de BTA;
• Veille au respect de la présente politique ainsi que des obligations légales, réglementaires et administratives relatives à la protection des renseignements personnels;
• Assure la reddition de compte et coordonne l’action de BTA en matière de protection des renseignements personnels;
• En cas d’incident de confidentialité, coordonne l’évaluation d’un risque de préjudice, la gestion de l’incident et donne avis à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées en cas de préjudice sérieux;
• Soutient la Direction générale et assume un rôle de soutien et d’accompagnement auprès du personnel de BTA;
• Propose les outils nécessaires à la mise en œuvre de la présente Politique;
• Collabore avec les associés et la Direction générale dans la mise en place de mesures visant une protection appropriée des renseignements personnels;
• Tient à jour le registre des incidents de confidentialité;
• En collaboration avec le Comité sur la protection des renseignements personnels, tient à jour l’inventaire des fichiers de renseignements personnels;
• Traite le traitement des demandes et des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels et les consigne au registre des plaintes de BTA;
• Coordonne, avec le Comité sur la protection des renseignements personnels, les évaluations de facteurs relatifs à la vie privée dans les cas où la loi l’exige;
• Délègue les tâches nécessaires à l’application de la présente politique au besoin.

Membre du personnel de BTA

• Prend connaissance de la présente Politique et en respecte l’esprit, les dispositions et les procédures qui en découlent;
• Prend les mesures nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels auxquels il a accès;
• N’accède qu’aux renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions;
• Utilise les renseignements personnels auxquels il a accès pour les fins prévues lors de leur collecte;
• Informe le Responsable de la protection des renseignements personnels et la Direction générale, selon la procédure établie, de tout incident de confidentialité suspecté ou connu
• Participe aux activités de sensibilisation et de formation à la protection des renseignements personnels mis à sa disposition par BTA.

Partenaires, sous-traitants, fournisseurs externes

• Prennent connaissance de la présente, et s’engagent à en respecter l’esprit, les dispositions et les procédures qui en découlent;
• Prennent les mesures nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels auxquels ils ont accès;
• N’accèdent qu’aux renseignements personnels nécessaires à l’exercice de leurs fonctions;
• Utilisent les renseignements auxquels ils ont accès pour les fins prévues lors de leur collecte;
• Informent le Responsable de la protection des renseignements personnels, selon la procédure établie, de tout incident de confidentialité suspecté ou connu.

13. Droit relatifs aux renseignements personnels et processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels

Toute personne peut demander de consulter ou d’obtenir copie des renseignements personnels que BTA détient à son sujet et de les faire rectifier, dans la mesure prévue par la loi.

Accès

Les personnes concernées par les renseignements personnels détenus par BTA ont le droit d’être informées de l’existence de ces renseignements les concernant et d’en recevoir communication, dans les limites et aux conditions prévues par la loi.

Portabilité

Une personne peut demander l’accès à ses renseignements personnels informatisés qu’elle a fournis directement à BTA dans un format technologique structuré et couramment utilisés sous condition que cette demande n’engendre pas de difficultés pratiques sérieuses. Une personne peut aussi demander que ses renseignements personnels soient communiqués à toute personne ou organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement. Les renseignements personnels recueillis en format papier ne sont pas visés.

Rectification

Une personne concernée par un renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque, ou dont la collecte, la communication ou la conservation ne sont pas autorisées par la loi, peut exiger la rectification de ce renseignement, dans les limites et aux conditions prévues par la loi.

Demande d’accès, de portabilité ou de rectification

Toute demande d’accès, de portabilité ou de rectification aux renseignements personnels doit être adressée au Responsable de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels:

Responsable de la protection des renseignements personnels

Jean-François Lecours

Beauvais Truchon Avocats S.E.N.C.R.L.

79, boulevard René-Lévesque Est, bureau 200

Québec (Québec), G1R 5N5

Tel : 418-692-4180

info@avbt.com

Une demande d’accès, de portabilité ou de rectification reçue par un membre du personnel doit lui être transmise dès sa réception.

La Procédure de traitement des demandes et des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels précise comment soumettre une demande à BTA.

14. Plaintes EN MATIÈRE DE renseignements personnels

Si une personne estime que BTA ne respecte pas ses droits en matière de protection des renseignements personnels, celle-ci peut transmettre une plainte par écrit, avec diligence, au Responsable de la protection des renseignements personnels.

La Procédure de traitement des demandes et des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels précise comment déposer une plainte et son traitement par BTA.

15. Adoption, mise à jour et entrée en vigueur de la politique

La Politique est recommandée par le Responsable de la protection des renseignements personnels et par le Comité. Elle est soumise pour adoption aux associés.

Cette Politique peut faire l'objet d'une modification de manière à suivre l’évolution des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et à améliorer les pratiques de protection des renseignements personnels. Il est recommandé de la consulter à chacune de vos visites sur notre site Web afin de rester informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

La présente Politique a été mise à jour la dernière fois en date du 26 mars 2025.