Procédure de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels

1. OBJECTIF

La présente procédure précise comment porter plainte au sujet des pratiques de Beauvais Truchon Avocats (ci-après, « BTA ») relatives à la protection des renseignements personnels qu’elle détient. Elle précise également comment ces plaintes sont traitées et définit les rôles et responsabilités au sein de BTA à ce sujet.

2. CHAMP D’APPLICATION

La présente procédure s’applique aux renseignements personnels détenus par BTA et à toute personne qui traite ces renseignements, le personnel de BTA, ainsi que toute personne à qui BTA confie des renseignements personnels dans le cadre de l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service sont soumis à la présente procédure.

3. DÉFINITIONS

Aux fins de la présente procédure, on entend par :

Personne plaignante : personne physique qui dépose une plainte conformément à la présente Procédure.

Demande : demande visant l’exercice d’un droit prévu à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, tel une demande d’accès, de rectification, de portabilité, de désindexation des renseignements personnel.

Plainte : insatisfaction d’une personne physique, signifiée par écrit, concernant une pratique de BTA concernant la protection des renseignements personnels.

Renseignement personnel : renseignement concernant une personne physique et permettant de l’identifier directement ou indirectement.

4. PROCÉDURE DE TRAITEMENT DES DEMANDES

4.1. Réception d’une demande

Toute demande concernant un renseignement personnel doit être faite par écrit, adressée à l’avocat responsable du dossier client ou au Responsable de la protection des renseignements personnels, en utilisant le formulaire désigné et peut être transmise à BTA par les moyens suivants :

Par courriel :

[email protected]

Par la poste à l’adresse suivante :

79, boulevard René-Lévesque Est, bureau 200

Québec (Québec) G1R 5N5

Tout membre du personnel de BTA saisi d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, au Responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels. Ce dernier en accuse réception dans les cinq (5) jours ouvrables suivant sa réception.

4.2. Recevabilité d’une demande

Une demande est recevable si elle rencontre les conditions suivantes :

• Elle est formulée par la personne physique concernée par les renseignements personnels ou par une personne justifiant d’un intérêt juridique suffisant au sens des lois applicables;
• L’identité de la personne est vérifiée;
• Elle contient les éléments suivants :
  • Nom, prénom, coordonnées de la personne;
  • Description suffisamment précise de l’objet de la demande;
  • Renseignements personnels visés;
  • Dates ou périodes pertinentes.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels informe la personne qui fait la demande, par écrit, lorsque sa demande est irrecevable, ainsi que des motifs à son support.

4.3. Traitement de la demande

Lorsque la demande est recevable, le Responsable de la protection des renseignements personnels procède au traitement de la demande. Après l’avoir analysé et recueilli l’ensemble des renseignements visés, il détermine s’il peut y faire droit.

S’il ne peut y faire droit en tout ou en partie, le refus est motivé et accompagné des dispositions légales justifiant ce refus. Dans ces cas, la réponse indique les recours disponibles et le délai pour les exercer. Le Responsable de la protection des renseignements personnels aide la personne à comprendre les motifs de ce refus, sur demande.

4.4. Délai de traitement d’une demande

Le traitement doit être effectué dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Lorsque la demande ne peut être traitée dans le délai prévu, le Responsable de la protection des renseignements personnels informe la personne qui a fait la demande des motifs du retard et du délai dans lequel ses conclusions lui seront transmises.

5. PROCÉDURE DE TRAITEMENT DES PLAINTES

5.1. Traitement confidentiel de la plainte

Dans le cadre du traitement des plaintes, BTA s’engage à respecter la confidentialité et à assurer la protection des renseignements personnels qu’elle détient tout au long de leur cycle de vie, de la collecte jusqu’à leur destruction.

Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Seule l’information nécessaire au traitement de la plainte sera partagée avec les membres du personnel de BTA qui doivent en prendre connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.

5.2. Réception d’une plainte

Toute plainte concernant la gestion des renseignements personnels par BTA doit être faite par écrit, adressée au Responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels, en utilisant le formulaire désigné et peut être transmise à BTA par les moyens suivants :

Par courriel :

[email protected]

Par la poste à l’adresse suivante :

79, boulevard René-Lévesque Est, bureau 200

Québec (Québec) G1R 5N5

Tout membre du personnel de BTA saisi d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, au Responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels. Ce dernier en accuse réception dans les cinq (5) jours ouvrables suivant sa réception.

5.3. Recevabilité d’une plainte

Une plainte est recevable si elle rencontre les conditions suivantes :

• Elle est formulée par une personne physique;
• Elle concerne une insatisfaction relative à une pratique de BTA quant à la gestion ou la protection des renseignements personnels qu’elle détient à son sujet;
• Elle contient les éléments suivants :
  • Nom, prénom, coordonnées de la personne plaignante;
  • Description suffisamment précise de la situation problématique;
  • La ou les mesures correctrices souhaitées.

La présente procédure ne s’applique pas à toute démarche informelle visant à améliorer les pratiques de NTA ou à corriger un problème particulier, dans la mesure où la situation découle des activités régulières de BTA en l’absence de plainte. Une plainte formulée en vertu de la présente procédure ne permet pas l’obtention d’un dédommagement pour la personne plaignante.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels informe la personne plaignante, par écrit, lorsque sa plainte est irrecevable, ainsi que des motifs à son support.

Lorsque la plainte est recevable, le Responsable de la protection des renseignements personnels procède au traitement de la plainte. Après l’avoir analysé et recueilli l’ensemble des faits pertinents, il détermine si elle est fondée ou non et, le cas échéant, si des mesures correctrices ou des interventions doivent être réalisées.

5.4. Détermination du caractère fondé d’une plainte

Une plainte sera jugée fondée lorsque le Responsable de l’accès à la protection des renseignements personnels conclut à une erreur ou un manquement en lien avec le cadre législatif encadrant la gestion et la protection des renseignements personnels par BTA.

Sur la base des recommandations du Responsable de l’accès à la protection des renseignements personnels, BTA prend les mesures nécessaires visant à corriger la situation ou à éviter qu’une telle situation ne se reproduise.

5.5. Délai de traitement d’une plainte

Le traitement doit être effectué dans les 45 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son traitement. Lorsque la plainte ne peut être traitée dans le délai prévu, le Responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels informe la personne plaignante des motifs du retard et du délai dans lequel ses conclusions lui seront transmises.

Lorsque le traitement de la plainte est complété, le Responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels transmet par écrit ses conclusions à la personne plaignante. Il indique :

• Si la plainte est fondée ou non;
• Si elle est fondée, il indique les mesures correctrices recommandées ou les interventions réalisées, le cas échéant.

6. REGISTRE DES DEMANDES ET DES PLAINTES

Le Responsable de la protection des renseignements personnels doit consigner dans le registre des demandes et des plaintes toute demande ou plainte relative à la protection des renseignements personnels. Le registre doit contenir les renseignements suivants :

• Numéro de dossier;
• Nom, prénom et coordonnées de la personne faisant la demande ou la plainte;
• Date de réception par le Responsable de la protection des renseignements personnels;
• Conclusion quant à la recevabilité ou non;
• Description de la demande ou de la plainte et renseignements personnels visés;
• Démarches entreprises;
• Date de réponse à la personne plaignante;
• Conclusion au sujet du traitement de la demande ou du caractère fondé ou non de la plainte;
• Dans le cas d’une plainte, recommandations ou autres mesures correctrices réalisées, le cas échéant;
• Commentaires.

7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

7.1. Direction générale

• S’assure d’apporter le suivi nécessaire aux recommandations du Responsable de la protection des renseignements personnels;
• Traite toute plainte mettant en cause le Responsable de la protection des renseignements personnels, et informe la personne plaignante du résultat du traitement de sa plainte.

7.2. Le Responsable de la protection des renseignements personnels

• Reçoit les demandes et les plaintes et en détermine la recevabilité conformément à la présente Procédure;
• Communique avec la personne qui fait la demande ou la plainte dans les meilleurs délais et l’informe de la façon dont sa demande ou plainte sera traitée ainsi que des démarches qui seront entreprises;
• Informe la personne ayant fait la demande ou la plainte de ses conclusions et de ses démarches, le cas échéant;
• Formule des recommandations et des pistes d’amélioration et signale tout manquement ou toute autre situation qui présente des risques en matière de protection des renseignements personnels au Comité sur la protection des renseignements personnels;
• Consigne dans le registre des demandes et des plaintes toute demande ou plainte relative à des renseignements personnels.
• Délègue les tâches nécessaires à l’application de la présente procédure au besoin.

7.3. Comité de protection des renseignements personnels

• Formule des recommandations relativement à la présente procédure;
• Accompagne et appuie le Responsable de la protection des renseignements personnels dans l’application de la présente procédure.

7.4. Les associé-e-s de BTA

• Approuvent la présente Procédure;
• Déterminent les actions à poser, le cas échéant, afin d’améliorer les pratiques de BTA en matière de gestion des renseignements personnels et formulent des recommandations.

7.5 Membres du personnel

• Assurent le respect de la présente procédure et voient à ce que les plaintes reçues dans leur unité soient transmises au Responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels;
• Collaborent avec le Responsable de la protection des renseignements personnels, au besoin.

8. MISE À JOUR, APPROBATION, ET ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente procédure est mise à jour régulièrement. Elle peut être révisée notamment lorsque des changements au cadre législatif applicable doivent être pris en compte ou que des précisions supplémentaires sont jugées nécessaires. Toute modification à son contenu doit recevoir les approbations nécessaires.

La présente procédure entre en vigueur le 14 mars 2025